62 % des établissements ont constaté une augmentation du volume de demandes de relevés de notes au cours des cinq dernières années, tandis que 40 % des responsables des inscriptions actuels devraient prendre leur retraite dans les 5 à 10 prochaines années. Le service des inscriptions est en contact avec chaque étudiant et chaque département universitaire, mais il fonctionne avec des systèmes hérités qui communiquent à peine entre eux. Un agent IA intégré à une plateforme de gestion de projet peut automatiser les flux de travail de planification des cours, la gestion des exceptions d'inscription, le traitement des relevés de notes, les audits de diplômes et le suivi de la conformité FERPA.
Vous trouverez ci-dessous une invitation d'agent IA prête à l'emploi que vous pouvez coller dans ClickUp pour créer un environnement de travail complet dédié aux opérations de gestion des inscriptions en quelques minutes. Mais avant de l'utiliser, il est utile d'examiner la charge opérationnelle que ce type de système est censé résoudre. Pour la plupart des services d'inscription, le problème n'est pas que le travail manque de clarté. C'est plutôt que le travail est réparti entre trop de systèmes, de délais et de validations pour que quiconque puisse avoir une vue d'ensemble claire du processus.
À qui s'adresse cette installation des opérations de gestion des inscriptions ?
Cette installation est destinée aux responsables des inscriptions, aux adjoints aux inscriptions, aux équipes de planification, au personnel chargé des dossiers, aux administrateurs des audits de diplômes, aux évaluateurs de crédits transférés, aux coordinateurs de remise des diplômes et au personnel chargé de la conformité, qui doivent gérer les tâches liées aux inscriptions sur plusieurs systèmes et dans le respect des délais. Elle est particulièrement utile pour les établissements qui disposent déjà d'un système d'information sur les étudiants (SIS) mais qui s'appuient encore sur une coordination manuelle pour gérer les exceptions, les validations, les flux de travail liés aux dossiers et les processus régis par des politiques.
Le problème : votre service des inscriptions est la colonne vertébrale de l'établissement, et il tient debout grâce à Banner et à du ruban adhésif
Si vous travaillez au service des inscriptions, vous savez quelque chose que le reste du campus ne mesure pas pleinement : votre service intervient dans presque tous les points de contact avec les étudiants, de l'inscription à la remise des diplômes. Planification des cours, inscriptions, notation, relevés de notes, vérification des diplômes, transfert de crédits, conformité FERPA, gestion du catalogue, traitement des remises de diplômes. Et d’une manière ou d’une autre, tout cela passe par une combinaison d’un SIS vieux de 20 ans, d’e-mails et d’un système de classement que seules deux personnes de votre équipe comprennent.
La pression opérationnelle est incessante. Une étude du GAO a révélé qu'en moyenne, 43 % des crédits obtenus dans un établissement d'origine étaient perdus lors du transfert, et l'évaluation des crédits transférés est l'un des processus les plus exigeants en termes de travail manuel au sein du service. À cela s'ajoutent : les exceptions d'inscription qui nécessitent des modifications manuelles, les demandes de relevés de notes qui explosent à la fin de chaque semestre, les audits de diplômes qui doivent faire le point sur des années universitaires remontant à une décennie, et la formation FERPA dont chaque nouvel employé a besoin et que chaque employé de retour oublie.
Le bureau du registraire est le lieu où la politique institutionnelle se concrétise sur le plan opérationnel. Lorsque les comités chargés des programmes d'études approuvent des modifications, le registraire les intègre au catalogue. Lorsque le corps enseignant modifie les barèmes de notation, le registraire procède à la mise à jour du système. Lorsque les étudiants ont besoin de leurs dossiers, c'est le registraire qui en est le dépositaire. Il s'agit du service administratif le plus soumis à la réglementation et le plus gourmand en processus sur le campus, et il souffre d'un manque chronique de personnel.
Comment CU Anschutz a résolu ce problème : Le campus CU Anschutz de l'Université du Colorado a remplacé cinq systèmes hérités par ClickUp pour plus de 170 utilisateurs au sein de son équipe informatique centralisée. Les rapports manuels ont été réduits à zéro.
Anna Alex, directrice des services technologiques du campus :
Le moral de l'équipe s'est amélioré, car les gens veulent résoudre des problèmes, pas créer des tableaux croisés dynamiques.
Le moral de l'équipe s'est amélioré, car les gens veulent résoudre des problèmes, pas créer des tableaux croisés dynamiques.
C'est là que réside l'opportunité. Il ne s'agit pas de remplacer le SIS, mais de créer une couche opérationnelle avec une visibilité autour du travail qui s'effectue entre les systèmes, le personnel et les validations. Le moyen le plus rapide de tester ce modèle consiste à générer une installation fonctionnelle des opérations de gestion des inscriptions au sein de votre plateforme de gestion de projet.
C'est là que réside l'opportunité. Il ne s'agit pas de remplacer le SIS, mais de créer une couche opérationnelle avec une visibilité autour du travail qui s'effectue entre les systèmes, le personnel et les validations. Le moyen le plus rapide de tester ce modèle consiste à générer une installation fonctionnelle des opérations de gestion des inscriptions au sein de votre plateforme de gestion de projet.
Vous souhaitez tester un modèle similaire dans votre propre service d'inscription ? Commencez par suivre l'invite ci-dessous et adaptez-la à votre système d'information scolaire (SIS), au volume de dossiers et aux goulots d'étranglement de votre flux de travail.
Vous souhaitez tester un modèle similaire dans votre propre service d'inscription ? Commencez par suivre l'invite ci-dessous et adaptez-la à votre système d'information scolaire (SIS), au volume de dossiers et aux goulots d'étranglement de votre flux de travail.
Invite : Créez votre environnement de travail dédié aux opérations de gestion des inscriptions grâce à l'IA
Copiez cette invite, collez-la dans ClickUp Brain pour créer votre propre « Super Agent » ClickUp, renseignez les informations relatives à votre établissement, et vous obtiendrez un environnement de travail complet dédié aux opérations du service des inscriptions, comprenant des flux de travail de planification, le suivi des exceptions, la gestion des relevés de notes et la surveillance de la conformité.
Le résultat devrait vous fournir une première ébauche solide de votre structure opérationnelle, comprenant les hiérarchies de tâches, la logique de routage, les points de contrôle des niveaux de service et les flux de travail d'approbation. Votre équipe pourra ensuite la personnaliser en fonction du type de votre établissement, de l'installation de votre SIS et de la charge de travail du service des inscriptions.
Le résultat devrait vous fournir une première ébauche solide de votre structure opérationnelle, comprenant les hiérarchies de tâches, la logique de routage, les points de contrôle des niveaux de service et les flux de travail d'approbation. Votre équipe pourra ensuite la personnaliser en fonction du type de votre établissement, de l'installation de votre SIS et de la charge de travail du service des inscriptions.
→ Prêt à créer votre premier Super Agent ?
Ouvrez ClickUp Brain et collez l'invite ci-dessus pour créer un Super Agent personnalisé pour votre environnement de travail ClickUp.
Comment le configurer dans ClickUp (4 étapes)
Étape 1 : Créez la structure de votre environnement de travail
Créez un espace dédié intitulé « Opérations du service des inscriptions » comprenant quatre dossiers :
- Planification et inscription : listes pour l'élaboration des horaires de cours, la gestion des sections, les exceptions d'inscription et le suivi des inscriptions
- Dossiers et relevés de notes : listes pour les demandes de relevés de notes, les vérifications de diplômes, les autorisations de remise de diplôme et les évaluations de crédits transférés
- Conformité et politiques : listes pour le suivi des formations FERPA, les registres de divulgation, les mises à jour du catalogue et la mise en œuvre des changements de programmes d'études
- Remise des diplômes et cérémonies : listes pour les demandes de remise des diplômes, la logistique des cérémonies, le traitement des diplômes et la vérification des mentions d'excellence
Étape 2 : Configurez des champs personnalisés pour chaque tâche
Ajoutez ces champs à vos modèles de tâches de gestion des inscriptions ( voir tous les types de champs personnalisés ) :
| Champ | Type | Objectif |
| Identifiant d'étudiant | Texte court | Identifiant étudiant pour la liaison des dossiers |
| Type de demande | Menu déroulant | Relevé de notes, Exception, Audit, Évaluation de transfert, FERPA, Autres |
| Priorité | Menu déroulant | Standard, Urgent, Accéléré, Urgence |
| Année du catalogue | Texte court | Année de référence applicable à l'étudiant pour la vérification des crédits |
| Statut en attente | Menu déroulant | Aucun, Financier, Académique, Disciplinaire, Plusieurs |
| Traitement du SLA | Date | Date d'achèvement cible en fonction du type de demande |
| Chaîne d'approbation | Personnes | Conseiller, département et responsable des inscriptions affectés à cette demande |
| Indicateur FERPA | Case à cocher | Indique que la tâche concerne des dossiers protégés par la loi FERPA |
Étape 3 : Collez l’invite dans ClickUp Brain
Ouvrez ClickUp Brain dans votre nouvel espace et collez l'invite ci-dessus. Remplissez vos variables (nom de l'établissement, population étudiante, SIS, volume de relevés de notes, nombre d'employés). Brain génère les flux de travail de planification, le routage des exceptions, les pipelines de relevés de notes et le suivi de la conformité sous forme de tâches et de sous-tâches que vous pouvez utiliser immédiatement. (Vous découvrez les Super Agents ? Découvrez comment créer votre premier Super Agent étape par étape. )
Étape 4 : Configurez des automatisations pour la gestion continue
Configurez ces automatisations de base pour que le système fonctionne de manière autonome ( découvrez comment fonctionnent les champs personnalisés dans les automatisations ) :
| Quand… | Ensuite… |
| Demande de relevé de notes reçue avec le statut « en attente » ≠ Aucun | Suspendre le traitement, informer l'étudiant du type de blocage, créer une tâche de résolution du blocage |
| Exception d'inscription non traitée dans les 48 heures | Transmettez le dossier au responsable du service des inscriptions et informez l'étudiant du retard |
| La date d'échéance pour la formation FERPA est dans 30 jours pour tous les employés | Créez une tâche de rappel de formation et informez le responsable si celle-ci n'est pas achevée dans les délais impartis |
| Demande de diplôme soumise | Effectuez un contrôle automatisé des diplômes, signalez les exigences restantes et créez une tâche de révision manuelle pour les cas limites |
| Évaluation des crédits transférés reçue | Vérifier la base de données d'équivalence pour une évaluation préalable du même cours/établissement, remplir automatiquement les champs si une correspondance est trouvée |
Ce que couvre l'agent tout au long du cycle de vie des opérations de gestion des inscriptions
Un agent IA dédié aux opérations du service des inscriptions ne remplace pas le SIS. Il s'agit d'un système qui s'exécute au sein de votre environnement de travail de gestion de projet et gère la complexité des flux de travail que votre SIS n'a pas été conçu pour traiter : acheminement des validations, suivi des exceptions, application des SLA et coordination entre les services. Le SIS stocke les données. L'agent fait avancer le travail.
| Étape du cycle de vie | Ce que fait l'agent | Ce qu'il remplace |
| Création de plannings | Gère le flux de travail en plusieurs étapes, depuis les demandes des départements jusqu'à la résolution des conflits et au téléchargement final dans le SIS, et assure le suivi de l'utilisation des salles et des taux de remplissage | Planification à partir d'un tableur avec résolution des conflits par e-mail |
| Inscription | Achemine les demandes d'exception via des chaînes d'approbation en fonction du type, veille au respect des délais et effectue le suivi des délais d'exécution | Formulaires papier et chaînes d'e-mails pour les dérogations aux prérequis et les exceptions de capacité |
| Traitement des relevés de notes | Gère le pipeline de la demande à la livraison grâce à des contrôles de mise en attente, au suivi des SLA et à des alertes de dotation en personnel en cas de pics de volume | Gestion manuelle des files d'attente sans visibilité sur les goulots d'étranglement du traitement |
| Vérification des diplômes | Suivi des demandes de substitution, des flux de travail de validation des diplômes et du rapprochement des années de catalogue lors des changements de programme | Examens d'audit individuels s'appuyant sur les connaissances tribales concernant les exceptions qui ont été approuvées |
| Conformité à la loi FERPA | Suivi de la formation, enregistrement des divulgations, gestion des enquêtes sur les incidents et suivi des accords avec des tiers | Les e-mails de formation annuels qui restent sans réponse et les registres de divulgation rangés dans des classeurs |
| Transfert de crédits | Effectue la maintenance des bases de données d'équivalence, achemine les demandes de consultation des départements, effectue le suivi des taux d'acceptation et gère les accords de transfert | Évaluation cours par cours à partir de zéro à chaque fois, même pour les cours déjà évalués |
Vous souhaitez voir comment les Super Agents fonctionnent dans un environnement ClickUp réel ? Regardez la démonstration ci-dessous pour découvrir comment les flux de travail, les tâches et les automatisations générés par l'IA s'articulent dans la pratique.
Adaptations pour différents types d'établissements
Le message ci-dessus s'applique à tous les établissements d'enseignement supérieur utilisant ClickUp. Adaptez-le à votre établissement :
| Type d'établissement | Ajustements clés |
| Université de recherche de catégorie R1 (plus de 30 000 étudiants) | Utilisez l'invite complète telle quelle. Ajoutez la complexité des programmes de deuxième cycle et professionnels (crédits de thèse, suivi des examens complets, exigences de résidence). Étendez l'évaluation des crédits transférés pour les cours de deuxième cycle. Intégrez les flux de travail de gestion des bourses pour l'inscription aux postes d'assistant de recherche. |
| Université de niveau R2 (10 000 à 30 000 étudiants) | Simplifiez la planification en adoptant un modèle centralisé. Réduisez la complexité de l'évaluation des crédits transférés en vous concentrant sur les 20 principaux établissements d'origine. Ajoutez des flux de travail de coordination entre départements pour la gestion des changements de programmes d'études. |
| Établissement principalement de premier cycle (2 000 à 5 000 étudiants) | Mettez l'accent sur la touche personnelle dans la gestion des exceptions (moins de demandes, mais chacune a plus d'importance). Simplifiez le suivi FERPA pour les équipes réduites. Renforcez l'intégration des conseillers dans les vérifications des diplômes, car le ratio conseillers/étudiants est plus faible. |
| Établissements d'enseignement supérieur (5 000 à 20 000 étudiants) | Mettez l'accent sur l'évaluation des crédits transférés et la gestion des accords d'équivalence (il s'agit là du principal défi). Ajoutez le suivi des inscriptions doubles/simultanées. Simplifiez la vérification des diplômes pour les exigences relatives aux certificats et aux diplômes de premier cycle. Alignez-vous sur les cadres de transfert de l'État. |
| École professionnelle (500 à 5 000 étudiants) | Concentrez-vous sur le suivi de l'achèvement des programmes et la délivrance des titres (certificats, diplômes). Remplacez le traitement traditionnel des relevés de notes par des flux de travail de vérification des titres. Ajoutez le suivi de l'éligibilité à l'obtention d'une licence comme composante de l'audit des diplômes. Simplifiez les exigences des programmes spécifiques à chaque secteur. |
Gérez les opérations du service des inscriptions depuis un seul et même endroit
Les opérations du service des inscriptions sont perturbées lorsque la planification, les exceptions, les relevés de notes, les audits, les évaluations de transfert et le suivi de la conformité sont gérés dans des systèmes distincts, sans vue opérationnelle commune. Grâce à ClickUp Brain, aux champs personnalisés et aux automatisations, votre établissement peut transformer les opérations du service des inscriptions en un système standardisé qui permet un acheminement plus rapide, une meilleure visibilité sur les goulots d'étranglement, des transferts plus fluides et un suivi plus rigoureux de la conformité.
L'objectif n'est pas de remplacer votre système d'information scolaire (SIS) ou votre fournisseur de relevés de notes. Il s'agit plutôt de réduire le travail de coordination qui les entoure, d'améliorer la visibilité sur les échéances et les validations, et d'aider votre service à gérer un volume important de tâches soumises à des règles strictes sans avoir à se fier à la recherche fastidieuse dans les e-mails ou à la mémoire collective. Commencez par le modèle ci-dessus, adaptez-le au type de votre établissement et à votre environnement SIS, puis créez une installation que votre équipe du service des inscriptions pourra réellement utiliser chaque trimestre. Commencez gratuitement avec ClickUp.
Foire aux questions
L'IA est-elle capable de gérer la complexité de la planification des cours, avec les conflits de salles et les contraintes liées aux enseignants ?
Les agents IA ne résolvent pas les problèmes d'optimisation NP-difficiles. Ils gèrent le flux de travail lié à la planification : collecte des demandes des départements, suivi des violations de contraintes, acheminement des tâches de résolution des conflits et enregistrement des modifications après la publication du planning. Le service des inscriptions prend toujours les décisions de planification, mais l'agent veille à ce que rien ne passe entre les mailles du filet entre la demande et le planning final.
Est-ce compatible avec Banner, Colleague ou PeopleSoft ?
L'environnement de travail de l'agent IA fonctionne en parallèle de votre SIS existant. Il ne lit ni n'écrit directement dans votre SIS. Il gère plutôt les flux de travail opérationnels (approbations, exceptions, suivi de la conformité) qui entourent les transactions du SIS. Considérez-le comme la couche de gestion de projet superposée à votre système d'enregistrement, à l'instar de la manière dont CU Anschutz a consolidé cinq systèmes hérités en une seule couche opérationnelle.
Qu'en est-il de la conformité FERPA pour les dossiers des étudiants dans l'environnement de travail ?
ClickUp détient les certifications SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 et ISO 42001 et prend en charge l'authentification unique (SSO), les autorisations basées sur les rôles, ainsi que le chiffrement au repos et en transit. L'environnement de travail est configuré avec des niveaux d'autorisation qui correspondent à vos contrôles d'accès FERPA. Le personnel ne voit que les tâches pertinentes pour son rôle. Aucune donnée n'est utilisée pour entraîner les modèles d'IA. Tous les détails sont disponibles sur la page de sécurité.
Comment ce système gère-t-il les demandes de relevés de notes pendant les périodes de pointe ?
L'automatisation suit le volume de relevés de notes par semaine et le compare aux tendances historiques. Lorsque le volume dépasse le seuil de capacité de votre personnel, elle déclenche des alertes pour le déploiement de personnel temporaire ou l'autorisation d'heures supplémentaires. Le suivi des SLA garantit que les demandes urgentes et accélérées sont traitées en priorité, et l'automatisation de la vérification des suspensions évite de perdre du temps à traiter des demandes qui seront bloquées.
Cela peut-il aider à faire face à la vague de départs à la retraite des responsables des inscriptions ?
Oui, mais sans remplacer les responsables des inscriptions. L'agent intègre les connaissances institutionnelles dans des flux de travail structurés : processus d'approbation documentés, bases de données d'équivalences, précédents en matière d'exceptions et procédures de conformité. Lorsque des responsables des inscriptions expérimentés partent à la retraite, les connaissances opérationnelles restent dans le système plutôt que de disparaître avec eux.